Papier begleitet uns im Alltag an sehr vielen Stellen. Während es oftmals nicht sinnvoll zu ersetzen ist, bieten sich im Büro deutliche Einsparmöglichkeiten. Jeder einzelne Mitarbeitende kann bereits durch Kleinigkeiten viel bewirken. Lassen sich aber alle Workflows papierlos gestalten oder ist ein Büro komplett ohne das weiße dünne Blatt eine Wunschvorstellung?
Text: Oliver Dürrbeck Titelbild: Photo by Steve Johnson on Unsplash
Papier ist aus dem Alltag kaum wegzudenken. Die Tapete nach dem Aufwachen an der Schlafzimmerwand, der Filter für den Kaffee und die Zeitung am Frühstückstisch, die Schreibhefte, die in der Früh noch schnell in die Büchertasche der Kinder wandern. Die Tüte, in die der Bäcker das Vesper für die Mittagspause packt. An so vielen Stellen ist Papier im Alltag präsent und oft auch nicht durch sinnvolle Alternativen zu ersetzen. Anders sieht es jedoch in den Büros aus. Dort mit der Brezel in der Papiertüte angekommen, ist für den Großteil der mittelständischen Unternehmen in Deutschland das Holzfaserprodukt noch ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag. Allein das Papier, das 500 Beschäftigte im Jahr verbrauchen aufeinander gelegt, würde die Höhe des Nürnberger Fernsehturms erreichen. Sollen Ressourcen geschont werden – Papier wird aus Holz und unter Einsatz von Wasser hergestellt – dann ist das Büro genau der richtige Ort dafür. Jeder einzelne Mitarbeitende kann mit Kleinigkeiten seinen Beitrag dazu leisten. Genau überlegt, ob das Dokument wirklich in Papierform benötigt wird, ob es komplett ausgedruckt werden muss oder vielleicht auch nur ein Auszug mit den relevantesten Inhalten ausreicht und dann doppelseitig gedruckt sind ganz einfache Ansätze, wodurch in Summe bereits eine Ersparnis von bis zu 25 Prozent erreicht werden kann.
Digitale Erfassung als Basis für papierlosen Workflow
Um den Verbrauch noch deutlicher reduzieren zu können, müssen Arbeitsprozesse papierlos gestaltet werden. „Basis hierfür ist immer, dass jedes Dokument, das in das Unternehmen gelangt, digitalisiert wird. Egal ob es Spesenbelege, Krankmeldungen oder ganze Aktenordner von Mandanten sind. Mit der entsprechenden Hard- und Software lässt sich das heute problemlos abbilden und die Dokumente stehen gut lesbar in kleiner Dateigröße für die weitere Verarbeitung zu Verfügung“, erklärt Matthias Meyer, Geschäftsführer der page one GmbH in Nürnberg. Mit seinem Unternehmen stattet er mittlerweile Kunden aus allen Branchen mit Scannern in Verbindung mit Dokumentenmanagement-Software (DMS) aus. „Gerade im Mittelstand sehen wir aktuell eine große Nachfrage. Im Gegensatz zu den großen Konzernen, bei denen bereits sehr viel digital abgebildet wird, ist dort noch viel Nachholbedarf.“
Allein das Papier, das 500 Beschäftigte im Büro pro Jahr verbrauchen aufeinander gelegt, würde die Höhe des Nürnberger Fernsehturms erreichen.
Bild: Stephanie Recknagel
Mitarbeitende früh einbinden
Ob es sich bei der Umstellung um einen Handwerksbetrieb oder ein Unternehmen handelt, das mit großen Mengen Papier arbeitet, ist nebensächlich. „Dank fest definierter Prozesse und technischer Hilfsmittel konnten wir die Digitalisierung sehr gut umsetzen und empfinden das Arbeiten im mittlerweile papierlosen Büro als angenehm und erstrebenswert“, berichtet Matthias Pößl, Steuerberater bei der Nürnberger Kanzlei Dr. Wolfgang Pößl. „Der Wechsel zum Digitalen und weg von so viel Papier war zwar ein großer Sprung in nur kurzer Zeit. Da wir aber alle Mitarbeitende frühzeitig in den Prozess eingebunden haben, konnten wir von den Erfahrungen und dem Know-How aller profitieren und die neuen Abläufe wurden schnell angenommen und verinnerlicht. Durch die digitalen Prozesse konnten wir gerade in der Pandemie auch problemlos auf Homeoffice umstellen und die Gesundheit der Mitarbeitenden schützen.“
Ein zu 100 Prozent papierloses Büro wird es nach Meinung von Matthias Meyer aber nicht geben. „In Gesprächen mit Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern oder zum Beispiel bei Korrekturen habe ich oft doch immer noch lieber Papier in der Hand. Und das wird – zumindest bei mir – auch in Zukunft so bleiben.“